Zwolle, Kampen en Overijssel samen de boot in door mismanagement

Bijna een verdubbeling van de kosten, burgers voor gesloten balies door falende systemen en medewerkers die op hun tenen lopen. Het gezamenlijke ICT-project van gemeente Zwolle, gemeente Kampen en provincie Overijssel kent alleen maar verliezers. Uitgezonderd de leveranciers van hardware misschien maar het is niet handig of raadzaam om die aan te spreken. Dat is één van de conclusies uit het rapport naar het DOS-project van het gezamenlijke SSC ONS.

In een gezamenlijk persbericht van Zwolle, Kampen en Overijssel worden weinig woorden vuil gemaakt aan het vernietigende rapport. Op 28 sept. jl. werd het rapport aangeboden aan de beide gemeenteraden en aan Provinciale Staten. Dezelfde dag verscheen het persbericht waarin op één A4’tje met enkele zakelijke mededelingen het rapport van 50 pagina’s wordt samengevat. De belangrijkste insteek van het rapport is om het gehele proces te beschrijven, te analyseren en er lessen uit te trekken voor de toekomst.

SSC ONS & DOS
In een Shared Service Center (SSC) ONS (Overheid en Service) hebben Zwolle, Kampen en Overijssel vanaf 2012 hun bedrijfsvoering samengevoegd op het gebied van personeelsadministratie, inkoop en ICT. Voor de ICT-poot startte het SSC in 2014 het project Data Opslag en Storage (DOS). In 2015 kwamen de rekenkamercommissies van Zwolle en Kampen al met grote vraagtekens en kanttekeningen bij de bedrijfsvoering van het SSC. Gezien de grote schaal van het project vinden de commissies het ”bestuurlijk-juridisch en financieel slecht onderbouwd”. Daarnaast ontbreekt het aan ”heldere en geformaliseerde afspraken over de rol en invloed vanuit het college, de raad en de ambtenarij”. Alsof dat een blauwdruk is geweest voor het DOS-project, zo is die kritiek ook herkenbaar in het debacle van het DOS-project. De onderzoekscommissie hiernaar kan sommige beslissingen enkel uit notulen halen en niet uit formele besluiten. Daarnaast werden de directies in eenvoudige bewoordingen op de hoogte gehouden zonder al te technisch in te gaan op details.

Climax en kantelpunt
In maart 2016 leidt de implementatie van DOS tot een dusdanig grote verstoring dat de balies in het gemeentehuis van Kampen moeten sluiten. Zwolle en Overijssel kunnen met de nodige moeite doorwerken. Er blijkt verkeerd geheugen in de servers geplaatst te zijn en dat is niet direct te herstellen. Deze ernstige storing is in een eerder artikel, ten tijde van Pasen 2016, uitgebreid beschreven en toegelicht (zie onderaan). In april 2016 wordt, in verband met ziekte van de ICT-manager, een interim ICT-manager aangetrokken ”als tijdelijke overbrugging tot de komst van een andere interim ICT-manager”. Die concludeert uiteindelijk dat ”de benodigde competenties ontbraken voor het takenpakket” waarna flink geïnvesteerd wordt in ”interne en aanvullende deskundigheid”. Met Sinterklaas kampt Kampen weer met een flinke storing door netwerkaanpassingen waarvan bekend was dat ze een risico vormden.

Keuzes op eigen houtje
Voornoemd risico trad op omdat er geen testomgeving was. Deze was, buiten medeweten van de directeuren om, geschrapt uit kostenbesparende overwegingen. De onderzoekscommissie vindt bovendien de noodzaak tot bezuinigen niet terug in verslagen van het directeurenoverleg. Ook leveranciers handelden soms bevreemdend. Zo heeft TenICT een eerder, in 2014, door haar expliciet afgewezen oplossing geïmplementeerd. Ook bij de rol van Protinus, wiens naam al valt bij de ernstige storing in 2016 (zie onderaan), worden vraagtekens gesteld.

Verdeelsleutel naar omvang
Op dit moment geven betrokkenen aan dat de systemen naar behoren functioneren maar het DOS-project is nog niet ten einde. De gemeenteraad van Zwolle heeft zich vorige week gebogen over het rapport en de eerste reacties uit de Kamper gemeenteraad zijn van onthutsende strekking. Het kostenplaatje is opgelopen van ruim €2,8 miljoen naar bijna €5,4 miljoen. In relatie tot de deelname-omvang in het project betaalt Overijssel hiervan ruim €1 miljoen, Zwolle bijna €1 miljoen en Kampen €170.000. Afdeling Inkoop van het SSC heeft in 2016 een eerste verkenning uitgevoerd naar de aansprakelijkheidsvraag voor de geleden schade. In het rapport wordt aangesloten op de conclusie die daaruit volgde. De leveranciers (of de tussenpersoon) aansprakelijk stellen is onder meer niet wenselijk omdat daar in de toekomst nog mee samengewerkt moet worden. Op deze en andere mogelijkheden tot verhaal halen gaat het goed leesbare rapport van Lysias Advies maar kort in. De hele affaire kan nog van pas komen bij management- en ICT-opleidingen. Om te laten zien hoe het niet moet.

Zie ook:
• Automatisering gemeente Kampen buiten werking (30 maart 2016)